Teknik Root Cause Analysis (RCA) dan Failure Mode & Effect Analysis (FMEA) dalam Manajemen Risiko Akreditasi PUSKESMAS dan FKTP

faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadianMengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)Melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/diagram tulang ikan untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian. Lanjutkan sehingga dapat dikenali system yang melatarbelakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan. Mengidentifikasi akar-akar penyebab: Faktor manusia, kelalaian, incompetence, system pengelolaan sumberdaya manusia, termasuk reward / systemSistem breakdown, system failure, system incapabilitySystem pengendalianSumberdaya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber dayaRumuskan pernyataan akar masalah. Setelah mendapatkan akar masalah maka lanjutkan dengan menyusun rencana tindakan Menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.Rencana tindakan disusun utuk tiap akar penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai efektivitas tindakan terhadap akar penyebabDapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi.Proses selanjutnya adalah mencatat proses dan alat yang digunakan, biaya yang dibutuhkan, ringkasan kejadian, proses investigasi dan analisis, dan temuan. Penyebab kejadian bisa diakibatkan dari Kegagalan aktif, pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh seseorangKondisi laten, breakdown dari proses atau system, kurangnya pendidikan, gagal mengikuti prosedur, alat yang rusak, disain yang tidak tepat, dan lain sebagainya.Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaili suatu system agar minimal risiko, maka kita bisa lakukan FMEA. Failure Mode & Effect Analysis (FMEA) FMEA cocok utuk tindakan preventif. FEMA adalah suatu alat mutu untuk mengkai suatu prosedur secara rinci dan mengenali model-model adanya kegagalan/ kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/ kegagalan, dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagaaln / kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain dan prosedur. Langkah-langkah untuk melakukan FMEA bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu prosesTetapkan tujuan,keterbatasan dan jadual timTetapkan peran dari tiap anggota timGambarkan alur proses yang ada sekarangKenalilah failure modes pada proses tersebutKenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalanKenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model/kesalahan / kegagalanLakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan Sering tidaknya terjadi (occurrence ) : (occ) 1: Tidak pernah 10 : sangat seringKegawatan 1: tidak gawat , 10 sangat gawatKemudahan untuk terdeteksi 1: mudah terdeteksi, 10 : sangat sulit terdeteksiLangkah selanjutnya adalah sebagai berikut: Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan : OCC x SV x DTTentukan batasan (cut off point) RPN yang termasuk prioritasTentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasilGambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebutHitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikanBentuk Tabel untuk Melakukan FMEA adalah sebagai berikut: Modus-modus kegagalan/kesalahanPenyebab terjadinyaAkibatnyaKemungkinan terjadinya ( O= Occurrence)Tingkat kepatahan (S= Severity)Kemudahan dideteksi (D= Detectability)Risk Priority Number(RPN)RPN = OxSxDSolusiIndikator untuk mengukur keberhasilan dari solusi Petunjuk pengisian Severity Rating ScaleNilaiPenjelasanPengertian10Amat sangat berbahayaKesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tanda-tanda yang mendahului98Sangat berbahayaKesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului7BerbahayaKesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau menyebabkan ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan65Berbahaya sedangKesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem43Berbahaya ringan sampai sedangKesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan2Berbahaya ringanKesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada sistem1Tidak berbahayaKesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem Petunjuk pengisian Occurrence Rating ScaleNilaiPenjelasanPengertian10Kemungkinan terjadinya dapat dipastikanKesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat9Hampir tidak dapat dihindarkanKesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari87Kemungkinan terjadai sangat tingggiKesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali65Kemungkinan terjadi tinggi sedangKesalahan terjadi sekali sebulan43Kemungkinan terjadi sedangKesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga bulan2Kemungkinan terjadi rendahKesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun1Kemungkinan terjadi amat sangat rendahKesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi Petunjuk pengisian detection rating scaleNilaiPenjelasanPengertian10Tidak ada peluang untuk diketahuiTidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan98Sangat sulit diketahuiKesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh, tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan76Sulit diketahuiKesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga ketahuan karena kebetulan5Berpeluang sedang untuk diketahuiAda proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling43Berpeluang tinggi untuk diketahuiDipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis2Berpeluang sangat tinggi untuk diketahuiDipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis1Hampir dipastikan untuk diketahuiAda proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk mencegah kesalahanTatacara menetapkan cut off point dengan menggunakan prinsip praetor, yaitu dengan cara urutkan nilai RPN dari yang tertinggi ke yang terendah, hitung persentase kumulatif, perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80%, naka pada nilai kumulatif 80% tersebut kita tetapkan sebagai “cut off point”