Latar belakang Perusahan yang baru berdiri, tengah berkembang atau sedang melakukan ekspansi memerlukan sebuah peta yang bisa dijadikan pedoman bagi segenap komponen perusahaan untuk melangkah maju kedepan mencapai tujuan . Peta tersebut sering disebut sebagai business plan atau rencana bisnis. Rencana bisnis kemudian perlu di turunkan kedalam rencana kerja dan dikaitkan dengan masing-masing bagian, sehingga masing-masing bagian paham target kerja yang harus dicapai. Target kerja kemudian di kaitkan dengan sistem remunerasi untuk memacu kinerja. Tujuan 1. Memastikan perusahaan berjalan sesuai rel yang digariskan oleh pemilik atau direksi 2. Memacu kinerja masing-masing bagian 3. Menjadikan kontrol manajemen sebagai sistem bukan berbasis pada personal 4. Menjadikan perusahaan efektif dan efisien 5. Meminimalkan konflik antar bagian perusahaan. Tahapan Pengerjaan 0 Pemetaan 0.1 Pemetaan Proses Bisnis 0.2 Pemetaan Kompetensi Karyawan 0.3 Pemetaan Kepuasan Customer 0.4 Pemetaan Kualitas Produk 1 Penyusunan Bisnis Plan 1.1 Penentuan Target oleh Direksi 1.2 Penentuan Target Holding dan Divisi 1.3 Perincian Target per fungsi (marketing, Operasional, Keuangan, HRD) 1.4 Perincian Target per jabatan per fungsi/divisi (manager, asmen, supervisor) 2 Penyusunan Program Kerja 2.1 Program Kerja Holding 2.2 Program Kerja ESD 2.3 Program Kerja Siap Boss 2.4 Program Kerja NCC 2.5 Program Kerja GB 3 Penyusunan Anggaran 3.1 Penyusunan Master Budget 3.2 Penyusunan Anggaran Kinerja/Operasional 3.3 Penyusunan Anggaran Finansial 4 Penyusunan Strategi Berbasis Balanced Score Card 4.1 Perspektif Customer/KPI 4.2 Perspektif Finansial/KPI 4.3 Perspektif Internal Process/KPI 4.4 Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan/KPI 4.5 Peta Strategi 5 Pemantaban Struktur 5.1 Analisa Jabatan 5.2 Analisa Kompetensi 5.3 Analisa Kesenjangan dan Kebutuhan Training/Rekrutment 6 Penggalian Budaya Organisasi 6.1 Identifikasi Budaya Organisasi 6.2 Sosialisasi 6.3 Internalisasi 7 Evaluasi Kinerja 7.1 Penentuan Benchmark 7.2 Penentuan Formulir dan Alat Analisa 7.3 Kriteria Kinerja 8 Sistem Remunerasi 8.1 Jenjang Karir & Gaji Pokok 8.2 Promosi 8.3 Bonus 8.4 Tunjangan Insentif 8.5 Potongan & Denda 9 Pelaporan / Management Report 9.1 Format Management Meeting 9.2 Format Monthly Management Report 9.3 Format Weekly Management Report 10 Hasil Akhir /Delivarables 10.1 Dokumen Strategi (Business Plan & Peta Strategi BSC) 10.2 Nilai-Nilai Perusahaan (Company Value & Corporate Culture) 10.3 Dokumen Budget 2010-2011 10.4 SOP Jenjang Karir & Promosi 10.5 SOP Penilaian Kinerja & Remunerasi 10.6 Buku Panduan Karyawan (Employee Handbook)
Rincian SOP Keuangan adalah kumpulan kebijakan, aturan, prosedur, mekanisme, format, kode dan contoh-contoh untuk memandu Perusahaan dalam menyusun, mengelola dan mengawasi keuangan. Tujuan 1.Memastikan Penyusunan Laporan keuangan sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang Berterima Umum 2. Memastikan Penyusunan Laporan Keuangan selesai tepat waktu 3. Memastikan Keandalan Isi Laporan Keuangan 4. Memastikan Penyusunan Laporan Keuangan ditopang Sistem Pengendalian Internal yang andal 5. Memastikan Informasi yang tekandung relevan dengan kebutuhan perusahaan 6. Memastikan akurasi, kelengkapan dan validasi dari informasi laporan keuangan 7. Memudahkan masing-masing bagian untuk tahu tugas dan tanggungjawab terkait dengan masalah keuangan Isi Struktur Organisasi dan Tata Kelola SOP Penyusunan Lap Keuangan dan Pelaporan SOP Penjualan dan Piutang SOP Sentralisasi Kas SOP Penggajian SOP Pembelian, Pengadaan dan Hutang SOP Pencatatan Harga Pokok Produksi SOP Persediaan SOP Aktiva Tetap Kode Rekening Format dan Kode Dokumen Format Laporan dan Checklist Proses Penyusunan Pemetaan proses bisnis dan identifikasi struktur organisasi perusahaan Perancangan alur transaksi dan proses Perancangan sistem pengendalian internal Perancangan formulir dan sistem pengkodean Pembuatan flowchart Pembuatan laporan akhir Sosialisasi dan Pelatihan Biaya Menyesuaikan kondisi perusahaan detail
Sebuah perusahaan perdagangan yang tengah berkembang, mengalami kerugian yang cukup signifikan di salah satu anak usahanya. Lewat beberapa penyelidikan awal, ada indikasi kuat telah terjadi kecurangan. Namun manajemen kesulitan dalam mengungkap pelaku serta modus operandi dari kecurangan tersebut. SYNCORE dihubungi manajemen perusahan tersebut untuk membantu memecahkan kasus. SYNCORE menggunakan pendekatan Audit Forensik dalam mengumpulkan bukti-bukti untuk mengungkap tindak kecurangan dan menangkap pelaku. Lewat serangkaian investigasi, tim SYNCORE berhasil membantu manajemen dalam mengidentifikasi tersangka serta besaran dana yang digelapkan. Masalah di selesaikan di luar jalur hukum, dengan pihak pelaku mengganti kerugian yang diderita perusahaan dan mendapatkan sanksi internal.
Sebuah swalayan dengan posisi sangat strategis di Yogyakarta, menikmati penjualan yang sangat tinggi. Namun dalam posisi persediaan akhir tahun ditemukan selisih yang sangat signifikan, ketika dibandingkan dengan hasil stock opname. Selisih ini selalu terjadi setiap tahun, tetapi biasanya tidak begitu besar. Manajemen swalayan berpikir ini ada hubungannya dengan software swalayan yang baru dipasang 6 bulan sebelumnya. SYNCORE diminta oleh manajemen swalayan untuk melakukan audit sistem dan sistem pengendalian internal. Audit sistem dilakukan dengan mengevaluasi general control dan application control. SYNCORE menemukan bahwa persediaan dihitung dengan rumus yang tidak tepat. Swalayan juga tidak dikelola dengan sistem pengendalian yang memadai. Temuan-temuan dan rekomendasi di sampaikan untuk mengatasi masalah tersebut.
Pernah dengar pepatah di dunia barat : "Failing to Plan is Planning to Fail"? Kira-kira artinya "perencanaan yang tidak tepat/benar sama dengan merencanakan kegagalan". Ungkapan diatas menekankan pentingnya perencanaan dalam segala hal. Suatu project, sekecil apapun mengharuskan perencanaan yang benar untuk memastikan keberhasilannya. Project itu apa sih? Project adalah kegiatan yang memiliki rentang waktu tertentu (ada awal ada akhir), memiliki tujuan akhir yang jelas serta memiliki nilai tambah atau membawa perubahan. Jika anda sudah sangat nyaman dengan keadaan sekarang dan tidak hendak lebih maju lagi, anda tidak perlu pusing-pusing dengan istilah project. Pertanyaanya mungkin, apakah anda yakin bahwa keadaan sekarang akan terus seperti ini? Saat orang lain terus berpacu untuk maju anda akan tertinggal, setiap detiknya. Konsep Project Management diperkenalkan untuk memastikan perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan sumber daya dilakukan dengan benar sehingga suatu project bisa berhasil. Secara garis besar ada 5 proses pada Project Management : 1. Initiation : Menentukan cakupan (scope) dari project, serta studi apakah memang suatu project layak dilakukan. 2. Planning & Design : Setelah inisiasi, project dibuat perencanaan detailnya. Fokus perencanaan adalah waktu, biaya dan sumber daya. Perencanaan harus dibuat sedetil mungkin sehingga dapat memetakan resiko-resiko yang mungkin muncul. Dengan memetakan resiko yang muncul diharapkan langkah antisipasi dapat ditentukan diawal. Nothing is called accident. 3. Executing : Saatnya action! setiap detail rencana dilakukan ditahap ini. 4. Monitoring & Controlling : Untuk memastikan bahwa eksekusi rencana berjalan sesuai target. Jika ada rencana yang dinilai tidak berjalan baik, maka pada proses ini anda dapat memberlakukan backup plan. 5. Closing : Seperti disebutkan sebelumnya, project memiliki batas waktu, maka inilah waktu untuk serah terima project.
Governmental Accounting Standards Board (GASB, 1999) dalam Concepts Statement No. 1 tentang Objectives of Financial Reporting menyatakan bahwa akuntabilitas merupakan dasar pelaporan keuangan di pemerintahan yang didasari oleh adanya hak masyarakat untuk mengetahui dan menerima penjelasan atas pengumpulan sumber daya dan penggunaannya. Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa akuntabilitas memungkinkan masyarakat untuk menilai pertanggungjawaban pemerintah atas semua aktivitas yang dilakukan. Concepts Statement No. 1 menekankan pula bahwa laporan keuangan pemerintah harus dapat membantu pemakai dalam pembuatan keputusan ekonomi, sosial, dan politik dengan membandingkan kinerja keuangan aktual dengan yang dianggarkan, menilai kondisi keuangan dan hasil-hasil operasi, membantu menentukan tingkat kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang terkait dengan masalah keuangan dan ketentuan lainnya, serta membantu dalam mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas. Fenomena yang terjadi dalam perkembangan sektor publik di Indonesia dewasa ini adalah menguatnya tuntutan akuntabilitas atas lembaga-lembaga publik, baik di pusat maupun daerah. Akuntabilitas dapat diartikan sebagai bentuk kewajiban mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya, melalui suatu media pertanggungjawaban yang dilaksanakan secara periodik (Stanbury, 2003). Pada dasarnya, akuntabilitas adalah pemberian informasi dan pengungkapan (disclosure) atas aktivitas dan kinerja finansial kepada pihak-pihak yang berkepentingan (Schiavo-Campo and Tomasi, 1999). Pemerintah, baik pusat maupun daerah, harus dapat menjadi subyek pemberi informasi dalam rangka pemenuhan hak-hak publik yaitu hak untuk tahu, hak untuk diberi informasi, dan hak untuk didengar aspirasinya. Dimensi akuntabilitas publik meliputi akuntabilitas hukum dan kejujuran, akuntabilitas manajerial, akuntabilitas program, akuntabilitas kebijakan, dan akuntabilitas finansial. Akuntabilitas manajerial merupakan bagian terpenting untuk menciptakan kredibilitas manajemen pemerintah daerah. Tidak dipenuhinya prinsip pertanggungjawaban dapat menimbulkan implikasi yang luas. Jika masyarakat menilai pemerintah daerah tidak accountable, masyarakat dapat menuntut pergantian pemerintahan, penggantian pejabat, dan sebagainya. Rendahnya tingkat akuntabilitas juga meningkatkan risiko berinvestasi dan mengurangi kemampuan untuk berkompetisi serta melakukan efisiensi.
UKM terbukti menyerap tenaga kerja paling banyak, paling tahan terhadap krisis global dan punya peluang untuk menjadi tumbuh dan berkembang. Indonesia saat ini hanya memiliki sekitar 0.18% entepreneur dan 99% diantaranya adalah pengusaha UKM. Namun seiring dengan perkembanganan ekonomi Indonesia yang menggembirakan dan bergesernya pola pikir dari "karyawan" menjadi "pengusaha" maka diperkirakan pertumbuhan UKM di Indonesia di tahun-tahun mendatang akan sangat pesat. Pertumbuhan tersebut akan mendorong pertumbuhan ekonomi dan tumbuhnya peluang-peluang baru. Namun seiring perkembagnan bisnis, sebuah perusahaan tidak lepas dari permasalahan manajemen, yaitu pengelolaan aspek efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi (Tiga E). Management Audit, terkait dengan hal tersebut, bisa digunakan untuk memetakan resiko dan masalah terkait dengan Tiga E diatas. Fungsi management audit atau internal audit, saat ini bukan seperti 'polisi' dalam perusahaan, namun menjadi mitra strategis bagi manajemen dan mengidentifikasi masalah dan mencari peluang serta solusi. Untuk lebih jelasnya, bisa download paper berikut yang telah di presentasikan di IICIES (Indonesia International Conference on Innovation, Entepreneurship and Small Business) SYNCORE - Audit Manajemen dan Audit Internal untuk UKM
Manager di era globalisasi dituntut untuk memiliki sikap kepemimpinan dan entepreneurship yang kuat! Kepemimpinan / Leadership sangat erat kaitannya dengan sikap entepreneur. Menurut Schumpeter, 1951 entrepreneurship bisa didefinisikan sebagai ...melakukan sesuatu yang tidak biasa di lakukan dalam aktivitas rutin, dan merupakan fenomena yang muncul dari sikap kepemimpinan. Pemikiran Schumpeter tersebut semakin relevan dengan keadaan sekarang. Pemimpin dituntut untuk memikirkan terobosan dan mengambil tindakan non rutin untuk bisa mengatasi masalah-masalah yang ada. Entrepreneur sendiri dalam bahasa Indonesia sering disamakan artinya dengan kewirausahaan. Asal kata entepreneur sendiri berasal dari bahasa Perancis yaitu enteprendre yang artinya “menjalankan”. Secara luas bisa diartikan orang yang merancang, mengelola dan bertanggungjawab terhadap resiko suatu usaha (Kuratko & Hodgetts, 2007). Namun cakupan dari entepreneur sendiri saat ini meluas bukan hanya di bidang bisnis. Entrepreneurship bisa kita temukan dalam bidang pemerintahan, LSM , organisasi non profit termasuk institusi pendidikan. Oleh karenanya saat ini dikenal istilah Social Entepreneurship, yaitu sikap untuk mencari peluang, membuat terobosan dan mendapatkan hasil adalah sikap-sikap yang diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalah pelik dalam kehidupan. Sehingga benang merah yang bisa kita tarik dari sikap entepreneurship adalah sikap untuk mencari terobosan atau inovasi dalam menyelesaikan masalah. Pemimpin menurut Collins, 1995 dalam Perrens, 2004 adalah orang yang memberi perintah, mengatur, membimbing dan memberikan inspirasi bagi yang lain. Pemimpin tidak selalu sama dengan pimpinan. Pimpinan adalah orang yang ditunjuk secara formal untuk bertanggungjawab atas suatu tugas dan membawahi orang lain dalam pelaksanaan tugas tersebut. Sedang pemimpin adalah orang yang mampu memberikan arah dan membuat keputusan. Tidak setiap pimpinan adalah seorang pemimpin, dan untuk menjadi seorang pemimpin seseorang tidak harus menjadi pimpinan terlebih dahulu. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Tanadi Santoso, bahwa kharakteristik seorang pemimpin adalah orang yang bisa memimpin diri sendiri (managing oneself), memimpin orang lain (managing people) dan mengendalikan hasil (managing result). KHARAKTER ENTEPRENEUR DAN LEADER Kharakter dari seorang entepreneur secara umum mencakup sikap dan perilaku...(1) mengambil inisiatif (2) mengelola atau mengelola ulang mekanisme ekonomi untuk mengubah sumberdaya dan situasi yang ada menjadi sebuah produk (3) berani menerima resiko kegagalan..(Shapero, 1975) Perren, 2004 melakukan penelitian yang menarik dengan membandingkan kharateristik yang digunakan untuk menggambarkan sifat leadership dan entepreneurship dalam riset-riset dan literatur. Hasilnya nampak seperti gambar 2.1. Gambar 2.1 Kharakter dan sikap entepreneurship dan leadership. Seorang entepreneur biasanya adalah orang yang mempunyai jiwa kepemimpinan yang kuat (dan seringkali sungkan bekerja di bawah kendali orang lain). Mereka adalah orang-orang yang berani mengambil resiko, memiliki hasrat kuat untuk mencapai hasil dan memiliki pandangan yang jauh ke depan serta penuh dengan inovasi. Sedangkan seorang pemimpin disamping memiliki kharakteristik tersebut mereka juga dituntut untuk memiliki kemampuan tinggi untuk memotivasi orang untuk mencapai tujuan. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEORANG PEMIMPIN Peter Drucker, dalam pengalamannya selama 85 tahun di bidang konsultasi manajemen, menyimpulkan delapan hal yang harus dimiliki oleh pemimpin yang efektif: Mereka bertanya “ apa yang harus dibereskan?” Mereka “apa yang terbaik untuk organisasi/perusahaan” Mereka menyusun rencana aksi Mereka bertanggungjawab atas keputusan-keputusan yang telah diambil Mereka bertanggungjawab atas komunikasi Mereka fokus pada peluang daripada masalah Mereka menyelenggarakan rapat-rapat yang produktif Mereka lebih mementingkan kepentingan bersama daripada kepentingan pribadi
Saat menjalankan bisnis kita tidak boleh berhenti. Proses bisnis harus berjalan terus agar perusahaan bisa menutup biaya operasional dan terus berkembang. Perkembangan bisnis yang cepat harus diikuti dengan pondasi sistem pendukung yang kokoh. Sistem pendukung untuk semua bisnis adalah sistem keuangan dan sistem manajemen. Sistem manajemen terdiri dari sistem marketing, sistem operasional dan sistem HRD. Seiring dengan perkembagan perusahaan, seringkali perusahaan harus berhadapan dengan tantangan-tantangan yang baru dan masalah-masalah yang baru pula. Saat itu perusahaan perlu mitra yang bisa dipercaya dan diandalkan untuk bersama-sama menjawab tantangan dan memecahkan masalah-masalah tersebut. Kami dengan pengalaman lebih dari 10 tahun mendampingi perusahaan-perusahaan, menawarkan sebuah pendekatan yang terintegrasi untuk menjawab tantangan-tantangan bisnis saat ini sekaligus membantu manajemen perusahaan memecahkan masalah. Metodologi yang kami bangun dari pengalaman kami mencakup tiga fase penting yaitu Diagnosa Bisnis Roadmap Bisnis Standarisasi Proses Diagnosa Bisnis adalah serangkaian teknik yang telah kami susun untuk membantu manajemen perusahaan dalam mengidentifikasi akar masalah dalam manajemen perusahaan. Metode kami dalam menganalisa akar masalah menekankan pada pendekatan analisa resiko, analisa rantai nilai perusahaan, analisa keuangan dan audit manajemen. Audit manajemen mencakup analisa mendalam tentang tiga hal, yaitu ekonomisasi, efektivitas dan efisiensi perusahaan. Audit tersebut cakupannya lebih luas dari audit umum, yaitu mencakup area keuangan, sistem pengendalian internal, proses bisnis dan SDM. Roadmap Bisnis adalah pendekatan kami dalam membantu manajemen dalam memetakan strategi mereka, dengan mempertimbangkan aspek-aspek kekuatan dan kelemahan perusahaan. Dalam era globalisasi dan revolusi teknologi informasi, aset pengetahuan atau knowledge asset terbukti lebih berperan dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Perusahaan yang memiliki asset fisik yang besar namun gagal beradaptasi dengan perubahan lingkungan, maka posisinya akan ada dalam bahaya. Untuk itu kami membantu perusahaan dalam memetakan kekuatan perusahaan, yang seringkali tersembunyi dan tersimpan dalam potensi-potensi yang belum di gali. Selanjutnya kami akan membantu untuk memetakan dan menerjemahkan dalam ukuran-ukuran yang mudah di pahami oleh segenap komponen dalam perusahaan. Standarisasi proses bisnis adalah sebuah keharusan saat ini. Standarisasi proses bisnis akan meningkatkan mutu layanan atau produk perusahaan , menekan biaya-biaya yang tidak perlu dan selanjutnya meningkatkan kepuasan customer. Standarisasi proses yang ada saat ini seperti ISO, membutuhkan biaya yang sangat mahal. Kami mencoba mengadopsi praktek-praktek terbaik yang ada di dunia bisnis saat ini dan memastikannya bisa diterapkan di perusahaan-perusahaan di Indonesia, utamanya perusahaan kecil dan menengah. Apabila anda mengalami masalah terkait pengelolaan keuangan perusahaan, pembukuan dan pelapooran, pengawasan internal, masalah-masalah HRD, masalah operasional perusahaan, dan manajemen secara umum, anda bisa kontak kami di rdsuryanto@gmail.com, untuk segera mendapatkan inspirasi solusi.
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Copyright, Syncore Indonesia
