Sebelum sistem diterapkan, maka sistem harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh karena itu sistem harus dites untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Kumpulan dari semua sistem yang telah diintegrasi perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu sistem dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output dengan baik. Kesalahan dari sistem yang biasa terjadi adalah sebagai berikut : 1. Kesalahan kode (syntax error) Kesalahan kode biasanya terjadi pada kesalahan penulisan kode (source code) yang tidak sesuai dengan yang seharusnya. 2. Kesalahan proses (syntax error) Kesalahan ini terjadi pada saat sistem dijalankan. Kesalahan ini dapat menyebabkan sistem berhenti sebelum waktunya selesai karena kompiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi dan tidak layak untuk dikerjakan. 3. Kesalahan logika (logical error) Kesalahan logika adalah kesalahan yang terjadi akibat adanya kesalahan pada logika system.
Kenapa sebuah sistem perlu maintenance (pemeliharaan)? Berikut adalah beberapa alasan yang menunjukkan akan pentingnya maintenance sistem : Sistem bisa memiliki kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan – kesalahan tersebut perlu diperbaiki. Sistem bisa mengalami kerusakan yang disebabkan oleh beberapa faktor, contohnya virus, hacking atau human error. Sistem bisa mengalami perubahan – perubahan karena permintaan baru dari pemekai sistem. Sistem bisa mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar (perubahan bisnis). Sistem perlu ditingkatkan. Bagaimana cara melakukan maintenance sistem? Kegiatan maintenance sistem ini meliputi maintenance hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Dengan adanya maintenance sistem maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika dioperasikan tidak mengalami hambatan. Maintenance hardware Melakukan perawatan minimal satu bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya membersihkan debu. Pengecekan kipas dan power supply maupun kipas pendingin processor agar dapat bekerja dengan baik. Pengecekan kondisi seluruh perangkat keras. Maintenance software Pembuatan back-up data/penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti hardisk, CD atau flashdisk. Mencatat berbagai permasalahan-permasalahan yang muncul, jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan. Menginstall antivirus.
Perkembangan dunia bisnis khususnya di Jogja saat ini sangat pesat. Mulai dari bisnis kuliner, fashion, property, dsb. Dari yang berjualan secara langsung maupun melalui online. Sehingga para pengusaha saat ini dituntut harus pandai menentukan strategi dalam mengelola bisnisnya agar dapat bersaing dengan para kompetitor. Meskipun bisnisnya sekarang masih dalam skala mikro, kecil, dan menengah (UMKM) tetapi pemilik harus memikirkan kelangsungan usahanya dalam jangka panjang agar bisnis tersebut dapat berkembang menjadi perusahaan yang besar. Pemilik harus mempunyai strategi supaya produk yang ditawarkan sesuai dengan minat dan kebutuhan para konsumen. Untuk menentukan strategi, terlebih dahulu kita harus memahami mengenai bisnis kita. Kita harus menetukan tujuan apa yang ingin kita capai dalam menjalankan bisnis tersebut. Dengan mengetahui tujuan, maka kita mempunyai arah kemana bisnis akan berjalan. Kemudian langkah selanjutkan adalah melakukan analisis mengenai bisnis kita. Dalam dunia akuntansi, analisis yang sering dipakai adalah analisis SWOT. Analisis SWOT yaitu analisis dengan memahami mengenai Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman). Dengan melakukan analisis tersebut kita dapat menentukan strategi apa yang harus kita tentukan yang sesuai dengan kondisi bisnis yang sedang dijalankan.
Saat ini banyak tersedia paket software akuntansi yang menawarkan kemudahan dalam membantu perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Sistem akuntansi yang baik harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh para manajer perusahaan sehingga dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Fungsi utama sistem akuntansi adalah memproses data transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Dengan menggunakan sistem maka akan mempermudah dan mempercepat dalam menghasilkan laporan. Saat ini masih banyak perusahaan yang memiliki omset yang tinggi tetapi belum menggunakan sistem dalam menjalankan bisnisnya. Mereka masih melakukan pencatatan transaksi secara manual atau hanya menggunakan excel. Sehingga ketika mereka akan membuat laporan keuangan, mereka membutuhkan waktu yang lama.
Kami menggunakan salah satu pendekatan terbaru dalam memahami bisnis dan mengidentifikasi masalah bisnis yaitu menggunakan Business Model Generation (BMG) yang dikembangkan oleh Ostewarlder dan Pigneur. Alat ini sangat simple namun cukup powerful dalam membantu kita melakukan analisa bisnis. Berdasarkan BMG maka pertanyaan pertama untuk memahami bisnis kita adalah memahami siapa customer kita. Seperti apa segmen dari customer kita. Seberapa jauh kita tahu kebutuhan, keinginan dan selera dari masing-masing segmen tersebut. Kami melakukan sesi ini dengan meminta klien kita untuk mengidentifikasi dengan cermat siapa customer mereka selama ini dan siapa customer yang mereka ingin tuju. Hasil isiannya adalah kurang lebih seperti ini. Setelah mengisi customer maka selanjutnya kita harus mengidentifikasi Value Proposition. Value Proposition adalah apa yang kita tawarkan ke customer. Hal ini bisa berupa barang dan jasa. Pertanyaan selanjutnya adalah apa keunikan dan keunggulan dari barang dan jasa tersebut dibandingkan barang dan jasa yang sama yang ditawarkan oleh pesaing. Dari dua kegiatan sederhana tersebut kita bisa mengidentifikasi beberapa masalah. Pertama apakah perusahaan telah menyasar segmen yang tepat. Kita tahu bahwa saat ini segmen pasar terus bergeser dan berkembang. Segmen pasar yang dahulu besar bisa jadi saat ini mengecil dan sebaliknya. Contoh dahulu bisnis wartel sangat bagus, karena segmen pasar yaitu orang yang tidak memiliki telepon tetapi ingin menggunakan jasa telepon sangat besar. Namun saat ini keadaa telah berubah. Semakin banyak orang yang memiliki telepon genggam jadi segmen tersebut sudah sangat menyusut. Permasalah selanjutnya adalah apakah value proposition yang kita tawarkan masih cukup mumpuni untuk menghadapi persaingan yang ada. Apabila kita dilihat oleh konsumen relatif lebih baik dari pesaing maka konsumen akan memilih kita, dan sebaliknya. Pertanyaan - pertanyaan kritis bisa terus kita ajukan dari analisa ini. Business Model Generation memang alat yang sederhana namun cukup ampuh dalam mengidentifikasi kekuatan dan permasalahan kita.
Tidak bisa dipungkiri bahwa dalam menjalankan usaha, semua orang menginginkan untung. Tapi karena banyak faktor, mereka tidak bisa menjawab pertanyaan, "sebenarnya kamu jualan tu untung ga sih?" Sebenarnya untuk mengetahui untung ga perlu jauh-jauh sekolah S2 atau S3. Pengusaha dengan basic non ekonomi maupun lulusan SD pun sebenarnya bisa tau untung mereka berapa. Tapi ingat, di belahan dunia manapun ga ada hukum yang namanya "Instant, Kilat dan Gampang". Semua harus "MAU" belajar tentunya. Pengusaha cluster/jenis usaha apapun kalau niat usaha, setidaknya pasti mereka akan mencatat pendapatan dan pengeluaran sehari-hari. Jelas, tujuan nya tentu untuk mengetahui berapa untung nya sehari. mungkin tepatnya itu bukan "untung". Tapi lebih untuk mengetahui berapa sisa uang yang diperoleh sehari-hari. Karena yang namanya untung, diperoleh ketika modal yang dikeluarkan akan kembali ditambah (penjualan-biaya). Anda boleh setuju atau tidak dengan pendapat saya ini. Untuk pengusaha yang baru pertama terjun ke dunia "jualan", biasanya pertanyaan nya adalah : Apakah harga jual segini untung ato ga? Disini kita bisa memanfaatkan salah satu analisis dari sekian banyak analisis yang ada yaitu Analisis Break Even Point. Analisis ini kurang populer dibanding analisis-analisis rasio yang biasa digunakan para analis untuk menganalisis laporan keuangan tahunan/bulanan/triwulanan. Break Even Point sendiri adalah kondisi dimana perusahaan tidak mengalami untung dan tidak mengalami kerugian. Dengan analisis ini kita bisa memperoleh volume produksi, penjualan, dan keuntungan yang akan diperoleh, serta waktu yang diperlukan untuk mencapai BEP. Saya akan memberikan ilustrasi: Seseorang dengan modal Rp 10.000.000 ingin melakukan bisnis usaha makanan martabak telor dengan harga jual per unitnya ialah Rp 15.000. Besar biaya produksi martabak telor tersebut ialah Rp 10.000. Berapa buah kah martabak telor yang harus diproduksi dengan harga Rp. 15.000 untuk mencapai titik BEP? Jawab: Rumus analisa BEP : BEP = Total Fixed Cost / (Harga perunit - Variabel Cost Perunit) BEP = 10.000.000 / ( 15.000 - 10.000 ) BEP = 10.000.000 / 5.000 BEP = 2.000 buah Jadi, untuk mencapai titik BEP, martabak yang harus diproduksi ialah sebanyak 2.000 buah. Kurang dari itu, maka bisa dikatakan rugi (karena hanya balik modal). Dikatakan untung jika mampu memproduksi lebih dari 2000 buah. Namun ada beberapa asumsi yang harus digunakan jika ingin melakukan analisis dengan analisis BEP, antara lan: Harga jual produk harus tetap Tidak menggunakan lebih dari satu jenis produk, apabila menggunakan lebih dari satu jenis produk maka menggunakan perhitungan analisa BEP tersendiri Produksi haruslah konstan Semua biaya besaran produksi dapat diukur secara realistik
PUSKESMAS dan RSUD adalah ujung tombak pemberian pelayanan kepada masyarakat. Paska penetapan ketentuan BPJS di tahun 2014, peran PUSKESMAS menjadi semakin vital lagi sebagai PPK TK 1 (Penyedia Pelayanan Kesehatan Tingkat 1) dan RSUD sebagai PPK TK 2 (Penyedia Pelayanan Tingkat 2). Untuk meningkatkan pelayanan PUSKESMAS dan RSUD, maka PUSKESMAS dan RSUD harus mendapatkan fleksibilitas dan kewenangan lebih. Hal tersebut bisa dilakukan apabila PUSKESMAS dan RSUD mendapatkan status Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK BLUD). Permasalahannya dari sekitar 641 RSUD baru 50% yang mendapatkan status BLUD penuh dan dari 9000 PUSKESMAS di Indonesia baru sekitar 400 atau 4.7% yang mendapatkan status BLUD. Padahal pada tahun 2014 ini pemerintah memiliki target ambisius untuk mendorong semua RSUD dan PUSKESMAS untuk menjadi BLUD. Oleh karena itu kami merasa terpanggil untuk berkontribusi dengan menyediakan jasa pendampingan BLUD mulai dari pendampingan pengusulan status BLUD dengan membantu manajemen untuk melengkap dokumen-dokumen dan syarat yang diperlukan, selanjutnya setelah status BLUD penuh tersebut diberikan kami juga menyedikan jasa pendampingan untuk penyusunan Rencana Strategis Bisnis dan Rencana Bisnis dan Anggaran. Kami juga bisa mendampingi penyusunan SOP Keuangan dan Implementasi Software Akuntansi BLUD sesuai dengan PSAK ETAP dan PSAK no 45, serta memberikan pelatihan atau pendampingan ke Staff Keuangan dalam menyusun Laporan Keuangan Pokok sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan. Kami juga punya pengalaman dalam mendampingi pembentukan Satuan Pengawas Internal (SPI) dan memberikan pelatihan untuk audit internal di BLUD. Harapannya apabila semua SDM maupun piranti untuk melakukan pengelolaan keuangan dapat lengkap tersusun, maka upaya pemerintah untuk meningkatkan pelayanan kesehatan atau pelayanan lainnya kepada masyarakat lewat BLUD dapat terwujud. Apabila anda membutuhkan program pendampingan RSUD BLUD tahun 2014 bisa klik disini.
Rumah Sakit Umum Daerah wajib menjadi BLUD. Hal ini sesuai ketentuan dalam UU No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Bukan itu saja Kementrian Kesehatan juga telah mewajibkan PUSKESMAS yang memiliki rawat inap untuk menjadi BLUD. Paska pengesahan BPJS, RSUD yang belum menjadi BLUD tentu akan semakin kesulitan dalam mengelola keuangannya, mengingat BPJS menggunakan sistem kapitasi. Mengapa sudah ada kewajiban bagi BLUD dan juga PUSKESMAS yang memiliki rawat inap untuk menjadi BLUD, tetapi baru 50% dari total 641 RSUD di Indonesia yang telah menjadi BLUD? Mengapa baru 400 dari 9000 PUSKESMAS yang telah menjadi BLUD? Salah satu masalah utama adalah kendala SDM. Pengelolaan BLUD membutuhkan pimpinan yang memiliki kharakter dan skills seorang entrepreneur dan membutuhkan manajer dan staff keuangan yang mengerti pengelolaan keuangan layaknya organisasi bisnis yang sehat. Apabila kita cermati lagi maka ada beberapa permasalahan klasik dalam pengelolaan BLUD ini, antara lain: Kesulitan dalam memenuhi dokumen-dokumen untuk pengajuan menjadi BLUD penuh Kesulitan dalam penyusunan Rencana Strategis Bisnis dan Rencana Bisnis dan Anggaran Kesulitan dalam penyusunan SOP Keuangan Kesulitan menyusun laporan keuangan Kesulitan membentuk SPI Kesulitan pertama adalah melengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan untuk menjadi BLUD. Biasanya BLUD kesulitan dalam menyusun dokumen tata kelola, laporan keuangan pokok. Kami biasanya membantu dalam bentuk pendampingan untuk penyusuna dokumen-dokumen untuk melengkapi syarat administratif tersebut, sehingga RSUD / PUSKESMAS dapat mencapai skor minimal 80. Kesulitan yang kedua adalah kesulitan penyusunan Rencana Strategis Bisnis. Biasanya RSUD familiar dengan konsep Renstra yang diturunkan dari RPJMD (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah). Untuk mengubah Renstra menjadi RSB adalah dengan menambahkan analisa bisnis ke RENSTRA yang telah disusun. Selanjutnya juga perlu melakukan studi kelayakan bisnis dengan menggunakan analisa Net Present Value (NPV). Kesulitan ketiga adalah kesulitan dalam menyusun SOP Keuangan. Biasanya hal ini merupakan temuan dari BPK atau Inspektorat. Kesulitan manajemen dalam menyusun SOP Keuangan karena output dari SOP tersebut merupakan panduan manajemen dalam menyusun laporan keuangan berbasis Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Tidak banyak bagian keuangan di RSUD yang familiar dengan SAK, karena mereka biasanya lebih familiar dengan SAP (Standar Akuntansi Pemerintah). Oleh karena kami dalam membantu menyusun bukan hanya sekedar membuatkan dokumen, tetapi juga terlibat dalam melatih staff-staff menyusun laporan keuangan berbasis SAK. Kesulitan keempat adalah kesulitan menyusun laporan keuangan berdasarkan SAK. Hal ini karena transaksi di rumah sakit banyak sekali dan cukup kompleks. Kami membantu dengan membuatkan template jurnal standar dan melakukan implementasi software akuntansi BLU. Software akuntansi BLU SYNCORE dikembangkan sendiri oleh SYNCORE selama 3 tahun, sehingga cukup teruji. Software ini cukup simple di gunakan tetapi sangat membantu staff akuntansi dalam menyusun laporan keuangan. Kesulitan kelima adalah kesulitan dalam membentuk Dewan Pengawas dan SPI. Biasanya kami membuat pelatihan dan menyusun dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk Satuan Pengawas Internal. Apabila bapak dan ibu ada masalah dalam pengelolaan keuangan RSUD BLUD jangan sungkan menghubungi kami di admin (at) syncore.co.id
Suasana pelatihan satu hari Implementasi Balanced Scorecard sebagai instrumen penilaian kinerja didepan manajemen SOLOPOS Perkembangan dunia saat ini semakin sulit di prediksi. Begitu banyak inovasi produk baru yang muncul di pasar. Inovasi-inovasi tersebut memaksa para pemain lama untuk terus membenahi diri atau tersingkir. Kita bisa melihat bagaimana Nokia dan Blackberry yang beberapa tahun lalu menjadi jawara di dunia ponsel, akhirnya harus tumbang karena mereka kalah inovatif dengan pesaing mereka yaitu Apple dan Samsung. Perubahan lingkungan yang demikian cepat ini menyapu hampir semua industri. Salah satu contohnya adalah industri media cetak. Industri media cetak mengalami tekanan besar untuk berinovasi karena perkembangan teknologi informasi yang luar biasa cepat dan masif. Per tahun ini diperkirakan penetrasi internet di Indonesia akan mencapai angka 100 juta orang. Hal ini dipicu oleh penetrasi smartphone yang begitu cepat, akibat harga yang smartphone maupun koneksi internet yang semakin terjangkau. Akibatnya orang saat ini memiliki banyak pilihan untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat, lebih praktis dan lebih murah daripada media cetak. Tantangan ini harus segera direspon dalam bentuk evaluasi terhadap model bisnis dan strategi bisnis. Evaluasi strategi bisnis tersebut bisa jadi berujung pada perubahan strategi. Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana perusahaan bisa mengkomunikasikan perubahan strategi tersebut supaya bisa dilaksanakan oleh segenap level manajemen dan karyawan perusahaan? Salah satu pendekatan yang bisa digunakan adalah metode balanced score card (BSC). BSC telah digunakan oleh ribuan perusahaan dari berbagai industri dan terbukti berhasil melipatgandakan performance perusahaan dengan memberikan ukuran kinerja yang: Memiliki keseimbangan antara ukuran finansial dan non finansial Memiliki keseimbangan pengukuran lintas bidang finansial, marketing, operasional dan HRD memiliki keseimbangan untuk ukuran masa kini dan masa depan Perusahaan yang terlalu fokus pada ukuran finansial atau profit bisa jadi terjebak pada pola pikir yang jangka pendek (short term). Cara paling gampang dalam meningkatkan profit adalah dengan melakukan pengurangan biaya. Namun apabila hal ini dilakukan tanpa pertimbangan matang maka pengurangan biaya tersebut bisa jadi menurunkan kapasitas perusahaan di jangka panjang. Contoh biaya yang paling sering ditekan untuk alasan efisiensi adalah biaya pelatihan pegawai. Apa akibatnya kalau kita meniadakan pelatihan untuk pegawai? Maka kemampuan pegawai kita akan stagnan, mereka tidak mampu mengikuti perkembangan dan tuntutan jaman, sehingga perusahaan menjadi kurang kompetitif dibandingkan pesaing. Akibatnya jelas penjualan akan menurun dengan drastis. Hal yang sama juga berlaku kalau perusahan mengurangi biaya pemeliharan mesin, biaya promosi atau biaya tunjangan untuk pegawai. Secara jangka pendek memang hal tersebut akan meningkatkan penjualan, tetapi secara jangka panjang akan menurunkan penjualan dan otomatis menurunkan profit. Bagaimana industri kreatif seperti media cetak dapat menggunakan BSC? Langkah pertama adalah melakukan gap analysis, yaitu dengan melakukan evaluasi terhadap tantangan-tantangan eksternal dan melihat kesiapan internal. Gap-gap ini dapat dijadikan tema besar sebagai arah yang akan dituju atau dicapai perusahaan.Arah yang akan dituju ini juga disebut dengan Sasaran Strategis. Selanjutnya sasaran strategis tersebut dikelompokkan kedalam 4 perspektif yaitu finansial, customer, proses bisnis internal dan pertumbuhan dan pembelajaran. Agar dapat dipahami hubungan antar sasaran strategis tersebut maka perlu digambarkan peta strategis. Untuk keperluan pengukuran kinerja maka per masing-masing sasaran strategis yang dipilih harus diukur baseline (kondisi faktual saat ini) dan target yang ditetapkan. Kesenjangan antara baseline dengan target yang harus dicapai ini diharapkan akan memicu manajer lini untuk membuat inisiatif-inisiatif. Inisiatif ini kemudian dituangkan kedalam rencana aksi / action plan. Pada akhir periode tertentu dilakukan evaluasi untuk membandingkan antara target yang ditetapkan dengan realisasi. Metode pelatihan satu hari ini kami lakukan dengan mengkombinasikan pemaparan singkat dan banyak praktek. Peserta yang memang telah terlibat dalam masalah ini sehari-hari selanjutnya melakukan diskusi yang seru untuk membahas baik sasaran strategis, indikator maupun rencana aksi yang diusulkan oleh berbagai pihak.
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Copyright, Syncore Indonesia
