Perusahaan bukan hanya kumpulan mesin, komputer dan gedung, tetapi lebih daripada itu Perusahaan adalah kumpulan dari pengetahuan orang-orang yang ada di dalamnya. Menjadi masalah kalau pengetahuan tersebut tidak berada di kontrol perusahaan, tetapi di kontrol masing-masing karyawan. Coba bayangkan kalau ada salah seorang karyawan anda yang mendadak sakit dan tidak masuk kerja, dan tidak ada orang lain selain karyawan tersebut yang tahu tentang apa yang dia kerjakan kecuali dia sendiri. Pernahkah anda mengalami gangguan dalam bisnis anda ketika salah satu karyawan anda tidak masuk, cuti atau resign? Sebuah temuan yang mengejutkan dari sebuah survei Delphi Group bahwa pengetahuan di dalam perusahaan 42% di otak karyawan, 26% dalam dokumen kertas, dan 32% dalam format elektronik. Artinya 68% informasi yang sangat diperlukan di perusahaan berada dalam media yang tidak bisa diakses secara real time. Padahal di tengah persaingan yang semakin saat ini, siapa yang menguasa pengetahuan dia yang memenangkan persaingan! Apakah McDonald suskes karena memproduksi Burger yang paling enak? Apakah KFC sukses karena memproduksi ayam goreng paling enak? Tentu saja bukan. Mereka sukses karena memiliki pengetahuan dan menerapkan strategi yang tepat berdasarkan pengetahuan tersebut. Demikian juga dengan Indomaret, Alfamaret, Circle K apakah mereka sukses karena menjual dengan harga termurah? Apalagi kalau kita melihat Google, Facebook, Microsoft mereka semua sukses karena mampu melakukan kapitalisas atas pengetahuan yang mereka peroleh. Selanjutnya perusahaan perlu merumuskan strategi untuk secara nyata, sungguh-sungguh dan terencana dalam mengidentifikasi, menangkap, menyaring dan menyimpan pengetahuan kunci perusahaan. Media yang dipakai bisa bermacam-macam. Banyak perusahaan saat ini menyusun SOP secara rinci atas proses bisnis yang berlangsung, sehingga siapapun yang memiliki pengetahuan cukup, bisa menjalankan proses tersebut. Ada juga perusahana yang membuat Company Handbook untuk memberikan pedoman kerja bagi para karyawannya. Tetapi perkembangan terakhir mengarah pada optimalisasi teknologi IT dalam knowledge management. Teknologi IT memiliki banyak kelebihan antara lain, mudah diakses, kapasitas besar, memungkinkan kolaborasi antar karyawan yang terpisah jarak, mudah dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, mudah di update. Namun seringkali biaya untuk mengembangkan sistem tersebut tidak murah, walaupun sebenarnya memberikan keuntungan riil terutama dalam jangka panjang. Namun perusahaan atau khususnya UKM tidak perlu risau. Dengan beberapa modifikasi perusahaan bisa memiliki sistem knowledge management dengan murah, yaitu memanfaatkan teknologi internet. Saat ini tersedia banyak aplikasi yang apabila bisa di seting dan di modifikasi bisa digunakan sebagai media yang tepat untuk menjadikan perusahaan kita knowledge based organization. Awalnya aplikasi internet yang kita kenal adalah email, website dan instant messenger. Perusahana sebenarnya bisa meningkatkan produktifitas dan kolaborasi kerja antar tim dengan mengoptimalkan perkembangan aplikasi web selanjutnya yaitu forum, wiki dan blog yang saat ini dikenal dengan Web 2.0. Aplikasi WEB 2.0 seperti Forum memungkinkan tim bisa sharing informasi dengan cepat dan praktis. Forum yang dimodifikasi memungkinkan untuk dijadikan project management, ticket support, electronic working papers, status report dan progress. Forum efektif memindahkan diskusi informal kedalam media web. Berbeda dengan email yang lebih formal dan kurang interaktif, FORUM bisa melengkapi kekurangan tersebut. WIKI awalnya kita kenal dari aplikasi ensiklopedia gratis wikipedia.org. Namun banyak perusahana saat ini juga telah menggunakan WIKI untuk membuat 'ensiklopedia internal" seperti INTEL Corp dengan Intelpedia, Speedy Telkomsel, dll. UKM bisa memanfaatkan WIKI, karena aplikasi ini banyak yang ditawarkan secara Opensource, misalnya MediaWiki seperti yang dipakai oleh Intel dan Speedy. WIKI bisa digunakan sebagai media untuk menyimpan SOP/Guideline, FAQ, Best Practices, Success Story, Complaint, Testimonial dll. Aplikasi Web 2.0 selanjunya adalah Blog. Blog bisa digunakan untuk merangsang dan mendorong karyawan kita untuk menulis gagasan atau pemikiran yang mungkin kurang pas dituliskan dalam email atau WIKI. Blog ini bisa dibuat untuk internal tetapi bisa juga untuk eksternal. Hal yang patut diingat kalau Blog tersebut ada afiliasi dengan perusahana, maka dipastikan orang yang menulis blog tersebut harus memiliki pengetahuan dan kompetensi yang cukup, karena tulisannya bisa jadi dijadikan referensi oleh pihak luar. Mengapa bukan website? Gagasan, pemikiran, wacara kurang tepat dimasukkan kedalam Website. Website saat ini lebih berupa kanal atau portal informasi untuk memudahkan pengguna luar dalam mengakses informasi yang kita sediakan. Berikut ini adalah draft kerangaka yang dikembangkan oleh SYNCORE Consulting & System untuk salah satu klien yang ingin melakukan perbaikan proses dengan melakukan optimalisasi Web 2.0 untuk menjadi Knowledge Based Organization. Apabila anda ingin terlibat dalam project ini anda bisa menghubungi kami di rudy@syncoreconsulting.com
“Apabila anda memulai dengan salah, anda akan mendapatkan 1 keuntungan, yaitu pengalaman, Apabila anda memulai dengan benar, maka anda akan mendapatkan 2 keuntungan, yaitu pengalaman dan momentum, sedang kalau anda tidak memulai maka anda mendapatkan 2 kerugian, yaitu tidak mendapatkan pengalaman dan kehilangan momentum” Tidak ada kesalahan yang tidak bisa diperbaiki. Jangan takut salah, karena berbuat kesalahan dalam bisnis adalah pembelajaran yang baik, membuat kita fokus, dan mengantarkan kita ke suatu hal yang tidak kita bayangkan sebelumnya. Agar anda terhindar dari kesalahan yang tidak perlu, dan bagaimana metode-metode yang bisa dipakai untuk memulai dan mengembangkan bisnis anda simak artikel kami berikut yang kami susun berdasarkan pengalaman kami dalam mendampingi perusahaan-perusaan mula (Start Up) di Indonesia. Ringkasan. 6 Hal terpenting dalam memulai Bisnis 1. Passion - bisnis apa yang membuat anda sangat bergairah dalam melakukan? 2. Goal Setting - apa tujuan akhir dari bisnis anda? 3. Business Model - bagaimana cara saya mendapatkan profit? 4. Marketing Channel - media apa atau siapa partner yang kita ajak kerjasama dalam pemasaran? 5. Team - siapa team kita? 6. Capital - bagaimana kita mendapatkan pembiayaan awal? Download START SMALL THINK BIG-v1 START SMALL THINK BIG Powerpoint
Wendy Danoeadmadja (Redaktur Majalah ELSHINTA) mewawancarai Rudy Suryanto (Managing Director) SYNCORE Consulting & Systems pada hari Rabu, 9 Maret 2011. Majalah ELSHINTA tertarik dengan profil SYNCORE yang memilih fokus memberikan layanan terintegrasi untuk UKM. Salah satu tekad SYNCORE adalah memberikan layanan untuk menjangkau 1.000.000 entepreneur di INDONESIA lewat training, buku dan software. SYNCORE percaya membangun UKM sama dengan membangun bangsa, karena saat ini jumlahnya lebih dari 50 juta unit dan mempkerjakan 98%. <br>
Dalam 5 tahun terakhir, industri dalam negeri di Indonesia dan juga dunia, diwarnai dengan banyaknya muncul start up (perusahaan baru) dengan berbagai inovasi dalam produk maupun model layanan. Sayangnya dari sekian banyak start up yang muncul tersebut, hanya sedikit yang berhasil bertahan 5 tahun kemudian. Patut disayangkan, karena kegagalan start up dalam bertahan bukan karena produk atau model layanan jelek, tetapi lebih karena masalah manajement. SYNCORE Consulting lewat riset dan pengalaman di lapangan merumuskan 10 kunci manajemen start up supaya bisa terus bertahan dan berkembang: 1. Mencari Pendanaan Masalah pendanaan baik di awal maupun di saat pengembangan, seringkali menjadi masalah klasik bagi start up. Sebenarnya ada beberapa model pendanaan yang bisa dipilih dan dikombinasikan oleh start up, yaitu dari investor, joint venture, bank, modal sendiri, customer, supplier dll. Ketika pilihan pendanaan yang sedemikian banyak telah tersedia, mengapa masalah mencari pendanaan selalu jadi masalah yang sulit dipecahkan oleh start up? Ada dua alasan utama yang kita temukan di lapangan, yaitu kredibilitas yang rendah dan gagal membuat proposal yang meyakinkan. Masalah pertama bisa diatasi dengan mengandeng mitra yang telah dipercaya oleh pihak pemberi dana, memberikan jaminan, menunjukkan track record yang meyakinkan, mencari rekomendasi dll. Masalah kedua bisa diatasi dengan membuat proposal kredit atau business plan memakai format yang standar dan diisi dengan ulasan yang meyakinkan. Apabila anda masih awam dengan penyusunan proposal kredit atau business plan tidak ada salahnya mencari teman atau pihak yang bisa memberikan konsultasi kepada anda. 2. Model bisnis Setelah mendapatkan pendanaan awal, langkah selanjutnya adalah membelanjakan dana tersebut dengan bijaksana. Business Plan selayaknya benar-benar dijadikan acuan dalam membelanjakan dana yang sudah didapat. Selanjutnya adalah merumuskan model bisnis dari usaha kita. Model bisnis adalah bagaimana cara perusahaan menghasilkan profit. Produk atau layanan yang baik, disukai oleh banyak orang, belum tentu menghasilkan uang bagi anda. Contohnya adalah YouTube sebuah aplikasi internet yang sangat populer, tetapi sampai sekarang masih bingung bagaimana mengubah popularitas tersebut menjadi mesin penghasil uang. Model bisnis inipun harus direview dari waktu ke waktu, supaya tetap kompetitif dan tidak ketinggalan jaman. 3.Strategi Strategi adalah masalah pilihan. Ketika kita memiliki strategi kita akan mudah mengatakan "ini tidak kita lakukan, karena tidak sesuai dengan strategi kita". Strategi beda dengan taktik. Taktik bersifat jangka pendek, mudah berubah, dan mudah ditiru. Strategi sebaliknya. Strategi harus disesuaikan dengan model bisnis. 4.Business Plan Strategi merupakan arahan atau rumusan global dan jangka panjang, sehingga perlu diturunkan ke dalam sebuah dokumen yang gampang dimengerti oleh orang-orang di lapangan. Business Plan adalah untuk tujuan tersebut. Menyusun business plan memang merepotkan, karena kita harus membayangkan, mengolah dan mendiskusikan hal-hal yang belum terjadi. Namun apabila business plan disusun dengan benar, banyak hal di lapangan, bisa diselesaikan dan diputuskan daengan cepat. Business plan juga memberikan kesempatan bagi manajemen untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang bisnis yang akan dijalankan. 5.Recruitment & Training Pilih orang yang terbaik di bidangnya, bentuk tim yang solid, dan beri apa yang mereka butuhkan, maka perusahaan akan berjalan dengan sendirinya. Proses recruitment yang terbuka, terukur dan adil akan memberikan kesempatan yang lebih besar bagi perusahaan untuk mendapatkan orang-orang terbaik. Tetapi jangan lupa, bahwa bibit yang baik apabila tidak pernah disiram dan dipupuk maka tidak akan pernah menjadi tanaman yang subur dan menghasilkan. Demikian pula dengan SDM, evaluasi rutin, pelatihan, dan training harus dilakukan terus menerus. 6. SOP "Tulis semua yang anda kerjakan, evaluasi, dan jadikan kebiasaan/pola". Lembagakana apa yang telah berjalan dengan baik, dan ubahlah sesuatu yang masih jelek. Dengan melembagakan atau menuliskan apa saja yang kita kerjakan, maka kita memiliki standar apa yang seharusnya kita kerjakan. Perusahaan terdiri dari berbagai orang dari berbagai kalangan, maka diperlukan satu pijakan yang sama dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Start Up biassanya adalah perusahaan yang sangat dinamis dan inovatif. Menjadi tantangan tersendiri untuk membuat SOP bagi perusahaan seperti hal tersebut. Perusahaan UKM tidak tertarik, karena SOP tidak memiliki dampak langsung/instan. 7.Kontrol SOP tidak akan berguna apabila tidak ada kontrol yang ketat dalam hal pelaksanaanya, sehingga seringkali yang jelek bukannya SOP nya tetapi dalam taraf implementasinya. Implementasi yang berhasil membutuhkan kontro yang kuat. 8.Layanan customer Customer adalah raja. Ungkapan tersebut sangat benar, karena saya beberapa kali melihat perusahaan yang mati karena perusahaan tidak memiliki standar yang tepat dalam hal layanan customer. Standar layanan customer bermanfaat untuk mendapatkan klien di luar kota. 9.Riset & Mengamati Tren Dunia terus berubah. Tren dan perubahan terus terjadi. Siapa yang jeli memandang tren maka dia yang akan jadi pemenangnya. 10.Melakukan lompatan Jangan cepat berpuas. Setelah langkah awal telah berjalan dengan baik, lakukan lompatan-lompatan selanjutnya.
Latar belakang Perusahan yang baru berdiri, tengah berkembang atau sedang melakukan ekspansi memerlukan sebuah peta yang bisa dijadikan pedoman bagi segenap komponen perusahaan untuk melangkah maju kedepan mencapai tujuan . Peta tersebut sering disebut sebagai business plan atau rencana bisnis. Rencana bisnis kemudian perlu di turunkan kedalam rencana kerja dan dikaitkan dengan masing-masing bagian, sehingga masing-masing bagian paham target kerja yang harus dicapai. Target kerja kemudian di kaitkan dengan sistem remunerasi untuk memacu kinerja. Tujuan 1. Memastikan perusahaan berjalan sesuai rel yang digariskan oleh pemilik atau direksi 2. Memacu kinerja masing-masing bagian 3. Menjadikan kontrol manajemen sebagai sistem bukan berbasis pada personal 4. Menjadikan perusahaan efektif dan efisien 5. Meminimalkan konflik antar bagian perusahaan. Tahapan Pengerjaan 0 Pemetaan 0.1 Pemetaan Proses Bisnis 0.2 Pemetaan Kompetensi Karyawan 0.3 Pemetaan Kepuasan Customer 0.4 Pemetaan Kualitas Produk 1 Penyusunan Bisnis Plan 1.1 Penentuan Target oleh Direksi 1.2 Penentuan Target Holding dan Divisi 1.3 Perincian Target per fungsi (marketing, Operasional, Keuangan, HRD) 1.4 Perincian Target per jabatan per fungsi/divisi (manager, asmen, supervisor) 2 Penyusunan Program Kerja 2.1 Program Kerja Holding 2.2 Program Kerja ESD 2.3 Program Kerja Siap Boss 2.4 Program Kerja NCC 2.5 Program Kerja GB 3 Penyusunan Anggaran 3.1 Penyusunan Master Budget 3.2 Penyusunan Anggaran Kinerja/Operasional 3.3 Penyusunan Anggaran Finansial 4 Penyusunan Strategi Berbasis Balanced Score Card 4.1 Perspektif Customer/KPI 4.2 Perspektif Finansial/KPI 4.3 Perspektif Internal Process/KPI 4.4 Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan/KPI 4.5 Peta Strategi 5 Pemantaban Struktur 5.1 Analisa Jabatan 5.2 Analisa Kompetensi 5.3 Analisa Kesenjangan dan Kebutuhan Training/Rekrutment 6 Penggalian Budaya Organisasi 6.1 Identifikasi Budaya Organisasi 6.2 Sosialisasi 6.3 Internalisasi 7 Evaluasi Kinerja 7.1 Penentuan Benchmark 7.2 Penentuan Formulir dan Alat Analisa 7.3 Kriteria Kinerja 8 Sistem Remunerasi 8.1 Jenjang Karir & Gaji Pokok 8.2 Promosi 8.3 Bonus 8.4 Tunjangan Insentif 8.5 Potongan & Denda 9 Pelaporan / Management Report 9.1 Format Management Meeting 9.2 Format Monthly Management Report 9.3 Format Weekly Management Report 10 Hasil Akhir /Delivarables 10.1 Dokumen Strategi (Business Plan & Peta Strategi BSC) 10.2 Nilai-Nilai Perusahaan (Company Value & Corporate Culture) 10.3 Dokumen Budget 2010-2011 10.4 SOP Jenjang Karir & Promosi 10.5 SOP Penilaian Kinerja & Remunerasi 10.6 Buku Panduan Karyawan (Employee Handbook)
Rincian SOP Keuangan adalah kumpulan kebijakan, aturan, prosedur, mekanisme, format, kode dan contoh-contoh untuk memandu Perusahaan dalam menyusun, mengelola dan mengawasi keuangan. Tujuan 1.Memastikan Penyusunan Laporan keuangan sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang Berterima Umum 2. Memastikan Penyusunan Laporan Keuangan selesai tepat waktu 3. Memastikan Keandalan Isi Laporan Keuangan 4. Memastikan Penyusunan Laporan Keuangan ditopang Sistem Pengendalian Internal yang andal 5. Memastikan Informasi yang tekandung relevan dengan kebutuhan perusahaan 6. Memastikan akurasi, kelengkapan dan validasi dari informasi laporan keuangan 7. Memudahkan masing-masing bagian untuk tahu tugas dan tanggungjawab terkait dengan masalah keuangan Isi Struktur Organisasi dan Tata Kelola SOP Penyusunan Lap Keuangan dan Pelaporan SOP Penjualan dan Piutang SOP Sentralisasi Kas SOP Penggajian SOP Pembelian, Pengadaan dan Hutang SOP Pencatatan Harga Pokok Produksi SOP Persediaan SOP Aktiva Tetap Kode Rekening Format dan Kode Dokumen Format Laporan dan Checklist Proses Penyusunan Pemetaan proses bisnis dan identifikasi struktur organisasi perusahaan Perancangan alur transaksi dan proses Perancangan sistem pengendalian internal Perancangan formulir dan sistem pengkodean Pembuatan flowchart Pembuatan laporan akhir Sosialisasi dan Pelatihan Biaya Menyesuaikan kondisi perusahaan detail
Sebuah perusahaan perdagangan yang tengah berkembang, mengalami kerugian yang cukup signifikan di salah satu anak usahanya. Lewat beberapa penyelidikan awal, ada indikasi kuat telah terjadi kecurangan. Namun manajemen kesulitan dalam mengungkap pelaku serta modus operandi dari kecurangan tersebut. SYNCORE dihubungi manajemen perusahan tersebut untuk membantu memecahkan kasus. SYNCORE menggunakan pendekatan Audit Forensik dalam mengumpulkan bukti-bukti untuk mengungkap tindak kecurangan dan menangkap pelaku. Lewat serangkaian investigasi, tim SYNCORE berhasil membantu manajemen dalam mengidentifikasi tersangka serta besaran dana yang digelapkan. Masalah di selesaikan di luar jalur hukum, dengan pihak pelaku mengganti kerugian yang diderita perusahaan dan mendapatkan sanksi internal.
Sebuah swalayan dengan posisi sangat strategis di Yogyakarta, menikmati penjualan yang sangat tinggi. Namun dalam posisi persediaan akhir tahun ditemukan selisih yang sangat signifikan, ketika dibandingkan dengan hasil stock opname. Selisih ini selalu terjadi setiap tahun, tetapi biasanya tidak begitu besar. Manajemen swalayan berpikir ini ada hubungannya dengan software swalayan yang baru dipasang 6 bulan sebelumnya. SYNCORE diminta oleh manajemen swalayan untuk melakukan audit sistem dan sistem pengendalian internal. Audit sistem dilakukan dengan mengevaluasi general control dan application control. SYNCORE menemukan bahwa persediaan dihitung dengan rumus yang tidak tepat. Swalayan juga tidak dikelola dengan sistem pengendalian yang memadai. Temuan-temuan dan rekomendasi di sampaikan untuk mengatasi masalah tersebut.
Pernah dengar pepatah di dunia barat : "Failing to Plan is Planning to Fail"? Kira-kira artinya "perencanaan yang tidak tepat/benar sama dengan merencanakan kegagalan". Ungkapan diatas menekankan pentingnya perencanaan dalam segala hal. Suatu project, sekecil apapun mengharuskan perencanaan yang benar untuk memastikan keberhasilannya. Project itu apa sih? Project adalah kegiatan yang memiliki rentang waktu tertentu (ada awal ada akhir), memiliki tujuan akhir yang jelas serta memiliki nilai tambah atau membawa perubahan. Jika anda sudah sangat nyaman dengan keadaan sekarang dan tidak hendak lebih maju lagi, anda tidak perlu pusing-pusing dengan istilah project. Pertanyaanya mungkin, apakah anda yakin bahwa keadaan sekarang akan terus seperti ini? Saat orang lain terus berpacu untuk maju anda akan tertinggal, setiap detiknya. Konsep Project Management diperkenalkan untuk memastikan perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan sumber daya dilakukan dengan benar sehingga suatu project bisa berhasil. Secara garis besar ada 5 proses pada Project Management : 1. Initiation : Menentukan cakupan (scope) dari project, serta studi apakah memang suatu project layak dilakukan. 2. Planning & Design : Setelah inisiasi, project dibuat perencanaan detailnya. Fokus perencanaan adalah waktu, biaya dan sumber daya. Perencanaan harus dibuat sedetil mungkin sehingga dapat memetakan resiko-resiko yang mungkin muncul. Dengan memetakan resiko yang muncul diharapkan langkah antisipasi dapat ditentukan diawal. Nothing is called accident. 3. Executing : Saatnya action! setiap detail rencana dilakukan ditahap ini. 4. Monitoring & Controlling : Untuk memastikan bahwa eksekusi rencana berjalan sesuai target. Jika ada rencana yang dinilai tidak berjalan baik, maka pada proses ini anda dapat memberlakukan backup plan. 5. Closing : Seperti disebutkan sebelumnya, project memiliki batas waktu, maka inilah waktu untuk serah terima project.
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Copyright, Syncore Indonesia
