Tahapan Audit Internal Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen auditTahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentuTahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut auditTahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil auditMenyusun rencana audit (audit plan) Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut: Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerjaLingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diauditObjek audit: apa saja yang perlu diauditAlokasi waktu: berapa lama akan dilakukanMetoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsbPersiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen auditLaporan hasil audit: perhatikan format laporanContoh Form : Rencana AuditAuditor Pelaksanaan Audit Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda: Mengamati proses pelaksanaan kegiatanMeminta penjelasan/mewawancarai pada auditeeMeminta peragaan oleh auditeeMemeriksa dan menelaah dokumenMemeriksa dengan menggunakan daftar tilikMencari bukti-buktiMelakukan pemeriksaan silangMencari informasi dari sumber luarMenganalisis data dan informasiMenarik kesimpulanMemberikan rekomendasiUntuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan dataMenyusun instrument audit Contoh Form Instrumen AuditNoStandar/Kriteri audit yang diacuDaftar pertanyaan/observasiFaktaTemuan auditRekomendasiLampiran PMK 75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian)Standar akreditasi Bab 8.2SOP penyimpanan B3Analisis Data Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakanBila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikanMenyusun laporan audit Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil auditTindak lanjut yang telah dilakukanKendala pada waktu perbaikan Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Sistematika Laporan Audit Internal : Latar belakangTujuan auditLingkup auditObjek auditStandar/kriteria yang digunakanAuditorProses auditHasil dan analisis hasil auditRekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditeeContoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak LanjutTindak Lanjut Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikanSetelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikanRencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelasPada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoringAuditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemenHasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Rapat Tinjauan Manajemen adalah pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodic untuk meninjau kinerja system manajemen mutu, dan kinerja pelayanan/upaya PUSKESMAS untuk memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas system manajemen mutu dan system pelayanan.Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin oleh wakil manajemen mutu (penanggungjawab manajemen mutu).Kharakteristik Rapat Tinjauan Manajemen BerkalaDirencanakan dengan baikDidokumentasikan dengan baikMengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerjaMembahas perubahan yang perlu dilakukanHasil pertemuan ditindak lanjutiTindak lanjut dipantau pelaksanaannyaPihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapatPertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnyaDilaksankan dengan agenda yang jelasMenghasilkan luaran: Rencana perbaikanRencana peningkatan kepuasan pelangganRencana pemenuhan sumber daya yang diperlukanRencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelangganInput Tinjauan Manajemen Hasil audit internalUmpan balik pelangganKinerja prosesPencapaian sasaran-sasaran mutu/indikator-indikator kinerjaStatus tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukanTindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang laluKebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya PuskesmasPerubahan yang perlu dilakukan terhadap system manajemen mutu dan system pelayanan/penyelenggaraan upaya PuskesmasOutput Tinjauan Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: peningkatan efektivitas system manajemen mutu dan system pelayananpeningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan,identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada system manajemen mutu maupun system pelayananpenyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar SMM dan system pelayanan efektifAgenda dan Langkah PersiapanAgenda Rapat Tinjauan Manajemen Pembukaan oleh Wakil Manajemen MutuArahan dari Kepala PuskesmasTinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang laluPembahasan hasil audit internalPermbahasan umpan balik/keluhan pelangganHasil penilaian kepuasan pelangganHasil penilaian kinerjaMasalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (klinis dan UKM)Rekomendasi untuk perbaikanPenutupLangkah-langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen Penanggung jawab manajemen mutu bersama Kepala FKTP mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundangPenanggung jawab manajemen mutu mengundang peserte pertemuanPenanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajamen: melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsungPenanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan rapat tinjauan manajemenPenanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Ada lima pendekatan untuk melakukan pendampingan Pendekatan elemen penilaianPendekatan systemPendekatan hirarki dokumenPendekatan bangun system manejemenBangun system manajemen mutuPendekatan elemen penilaian dapat dilakukan apabila system telah terbangun dan berjalan. Jika system belum tertata maka dilakukan pendekatan system yaitu membangun struktur, proses dan outcome. Contohnya adalah kita mempelajari system pelayanan, bangun system pelayanan, tetapkan outcome, bangun proses, lengkapi sumberdaya.Pendekatan berikutnya adalah hirarki dokumen. Untuk setiap system perlu disusun Kebijakan, dan selanjutnya diturunkan ke Pedoman/Panduan. Pedoman adalah untuk mengatur beberapa hal sedang panduan adalah mengatur satu hal saja. Beberapa proses yang penting dan rumit perlu dibuatkan Standar Prosedur Operasional (SPO), selanjutnya setiap pelaksanaan dimulai dari rencana program kegiatan dan dilakukan dokumentasi.Contohnya adalah kebijakan pelayanan farmasi, perlu disusun beberapa kebijakan sebagai berikut: Kebijakan peresepan obat (termasuk peresepan obat narkotika dan psikotropika)kebijakan pelayanan obat rawat inap dan rawat jalankebijakan penyediaan dan penggunaan obatkebijakan pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan obatkebijakan pelayanan obat 7 hari 24 jam pada puskesmas dengan rawat daruratkebijakan persepan obat sesuai formulariumKebijakan penyediaan obat sesuai formulariumKebijakan penanganan obat kedaluwarsaKebijakan tentang efek samping obat, riwayat alergi, obat yang dibawa pasien rawat inapKebijakan monitoring efek samping obatKebijakan pengendalian pengawasan penggunaan psikotropika dan narkotikaKebijakan penyediaan obat emergensiKebijakan jika terjadi kesalahan pemberian obat dan pelaporannya (KTD, KNC, dsb)Berdasarkan kebijakan-kebijakan tersebut disusun SPO SPO peresepan obat (termasuk peresepan obat narkotika dan psikotropika)SPO pelayanan obat rawat inap dan rawat jalanSPO penyediaan dan penggunaan obatSPO pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan obatSPO pelayanan obat 7 hari 24 jam pada puskesmas dengan rawat daruratSPO monitoring persepan obat sesuai formulariumSPO penanganan obat kedaluwarsaSPO penanganan efek samping obat, riwayat alergi, obat yang dibawa pasien rawat inapSPO monitoring efek samping obatSPO pelayanan obat psikotropika dan narkotikaSPO pengendalian pengawasan penggunaan psikotropika dan narkotikaSPO jika terjadi kesalahan pemberian obat dan pelaporannya (KTD, KNC, dsb)Selanjutnya disusun program peningaktan mutu dan keselamatan pasien di farmasi: PendahuluanLatar belakangPengorganisasian tim mutu dan keselamatan pasien di farmasiTujuan dan sasaranKegiatan pokok: penilaian kinerja dan mutu pelayanan farmasi (mulai dari penetapan indikator,pengumpulan indikator, analisis, dan tindak lanjut)monitoring kejadian efek samping obat dan tindak lanjutnyamonitoring kejadian kesalahan pemberian obat dan tindak lanjutnyapenyusunan formularium obat, monitoring peresepan obat sesuai formularium dan revisi formulariumpengelolaan risiko pelayan obatpendidikan staf tentang mutu dan keselamatan pasienPenjadualanEvaluasi pelaksanaan kegiatan sesuai jadual yang direncanakan dan pelaporannyaPencatatan, pelaporan dan evaluasiBerdasarkan program tersebut disusun KAK, kalau berhubungan dengan pihak eksternal. Selanjutnya dilakukan implementasi Bukti pelaksanaan SPO dalam kegiatan pelayananBukti monitoring pelaksanaan SPO, hasil monitoring dan tindak lanjutnyaBukti pelaksanaan kegiatan sesuai dengan penjadualan program dan hasil-hasil serta tindak lanjutnyaPendekatan yang mirip dengan hirarki dokumen adalah pendekatan membangun system manajemen. Pembangunan sistem manajemen ini dimulai dari PerencanaanPengorganisasianPelaksanaan kegiatanPengendalianEvaluasiBangun Sistem Manajemen Mutu Penanggungjawab jawab mutuKebijakan mutuPanduan mutuProgram mutuImplementasiMonev Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Jenis dokumen akreditasi ada dua Dokumen IndukDokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP. Dokumen terkendaliDokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”. Dokumen tidak terkendaliDokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawabManajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali. Dokumen KedaluwarsaDokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.DOKUMEN AKREDITASI : Adalah semua dokumen/regulasi internal yg harus disiapkan, yang merupaan persyaratan yang diminta oleh standar akreditasi.Dibedakan : Dokumen yg merupakan REGULASIRekaman: dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut:Penyelenggaraan manajemen Puskesmas: Kebijakan Kepala Puskesmas,Rencana Lima Tahunan Puskesmas,Pedoman/manual mutu,Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen,Standar operasional prosedur (SOP),Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP): Rencana Usulan Kegiatan (RUK), danRencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)Kerangka Acuan Kegiatan.Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM): Kebijakan Kepala Puskesmas,Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun pengembangan),Standar operasional prosedur (SOP),Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) Kebijakan tentang pelayanan klinis,Pedoman Pelayanan Klinis,Standar operasional prosedur (SOP) klinis,Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan)Kebijakan dan Pedoman KEBIJAKAN : Adalah penetapan pimpinan pada tataran strategis atau bersifat garis besar.Untuk penerapannya perlu disusun Pedoman / Panduan dan Prosedur > Kejelasan langkah-langkah untuk melaksanakan kebijakan (Peraturan / Keputusan).Ditetapkan dengan Peraturan atau Keputusan Pimpinan. Dapat dituangkan dalam Pasal-pasal atau sebagai lampiran dari SK tsb.SK = BERSIFAT INDIVIDUAL, FINAL, KONGKRET, SUDAH MENIMBULKAN AKIBAT HUKUM.SURAT KEPUTUSAN Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut:Pembukaan ditulis dengan huruf kapital: Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala (sebutkan nama FKTP),Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP,Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentangDengan Rahmat Tuhan Yang Maha EsaJabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,)Konsideran, meliputi: Menimbang:- Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan,- Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,- konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca (;).Diktum: Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital;Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).Batang Tubuh. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya: Kesatu :Kedua :dst Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, danMateri kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/Surat Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.Kaki: Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari: tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,), tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani.Penandatanganan:Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar.Lampiran Peraturan/Surat Keputusan: Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/Surat Keputusan,Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala FKTP.Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu : Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.Mengingat: Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang,Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;).Kebijakan Pelayanan FarmasiKebijakan pelayanan obat, yang berisi:- Kebijakan peresepan obat (termasuk peresepan obat narkotika dan psikotropika)- kebijakan pelayanan obat rawat inap dan rawat jalan- kebijakan penyediaan dan penggunaan obat- kebijakan pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan obat- kebijakan pelayanan obat 7 hari 24 jam pada puskesmas dengan rawat darurat- kebijakan persepan obat sesuai formularium- Kebijakan penyediaan obat sesuai formularium- Kebijakan penanganan obat kedaluwarsa- Kebijakan tentang efek samping obat, riwayat alergi, obat yang dibawa pasien rawat inap- Kebijakan monitoring efek samping obat- Kebijakan pengendalian pengawasan penggunaan psikotropika dan narkotika- Kebijakan penyediaan obat emergensi- Kebijakan jika terjadi kesalahan pemberian obat dan pelaporannya (KTD, KNC, dsb) Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
PEDOMAN.Pedoman adalah : ketentuan dasar yg memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukanDasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan.Mengatur beberapa halPanduan : Petunjuk dalam melakukan kegiatanHanya meliputi satu kegiatan- Pedoman atau Panduan perlu SK Pemberlakuan. Agar Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar perlu SPO.Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas.Sistematika Pedoman / Panduan :Format Pedoman Pengorganisasian Unit KerjaBAB I PendahuluanBAB II Gambaran Umum PuskesmasBAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan PuskesmasBAB IV Struktur Organisasi PuskesmasBAB V Struktur Organisasi Unit KerjaBAB VI Uraian JabatanBAB VII Tata Hubungan KerjaBAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi PersonilBAB IX Kegiatan OrientasiBAB X Pertemuan/ RapatBAB XI PelaporanLaporan HarianLaporan BulananLaporan TahunanFormat Pedoman Pelayanan Unit KerjaBAB I PENDAHULUAN Latar BelakangTujuan PedomanRuang Lingkup PelayananBatasan OperasionalLandasan HukumBAB II STANDAR KETENAGAAN Kualifikasi Sumber Daya ManusiaDistribusi KetenagaanJadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)BAB III STANDAR FASILITAS Denah RuangStandar FasilitasBAB IV TATALAKSANA PELAYANANBAB V LOGISTIKBAB VI KESELAMATAN PASIENBAB VII KESELAMATAN KERJABAB VIII PENGENDALIAN MUTUBAB IX PENUTUPFormat Panduan Pelayanan PUSKESMASBAB I DEFINISIBAB II RUANG LINGKUPBAB III TATALAKSANABAB IV DOKUMENTASIPedoman Pelayanan Farmasi Pendahuluan: latar belakang, ruang lingkup, landasan hukumPengorganisasianStandar ketenagaanStandar fasilitasTata laksana pelayanan farmasi: peresepan obatpelayanan obatpengadaan obatpenyimpanan obatdistribusi obatmonitoring dan penilaian thd penggunaan dan penyediaan obatpencegahan dan penanganan obat kaduluwarsapelayanan dan penyimpanan obat psikotropika dan narkotikarekonsiliasi obatmonitoring efek samping obatpenyediaan dan penggunaan obat emergensiLogistik pelayanan obatKendali mutu pelayanan farmasi dan Keselamatan pasienKeselamatan kerja karyawan farmasiPenutup Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
PROSEDUR.SPO (Standar Prosedur Operasional)Adalah langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu Agar proses kerja rutin terlaksana dengan effisien, efektif, konsisten, seragam dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.Tujuan:berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”Kebijakan:berisi kebijakan Kepala FKTP yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.Syarat penyusunan SOP : SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut.flow charting dari suatu kegiatan.dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa.jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP harus jelas.harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai.harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan.KUNCINYA :TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS , BISADIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA.Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antara lain: bagan alir, dokumen terkait, dsb menyesuaikan dengan format SOP yang ditentukan oleh Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu organisasi menggunakan satu format yang seragam.SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di Puskesmas/FKTP.Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Lembaga indepen yang akan melakukan penilaian akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama lainnya adalah Lembaga Independen yang diberi kewenangan oleh Menteri Kesehatan untuk melaksanakan penilaian akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama lainnya.Sebelum lembaga independen tersebut terbentuk, maka Kementerian Kesehatan membentuk Komisi Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama yang bertugas untuk menyiapkan pembentukan Lembaga Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama, dan melakukan penilaian akreditasi sampai terbentuknya Lembaga independen tersebut.Periksa dokumen yang menjadi regulasi: dokumen eksternal dan internalTelusur:Wawancara: Pimpinan puskesmasPenanggung jawab programStaf puskesmasLintas sektorMasyarakatPasien, keluarga pasienObservasi: Pelaksanaan kegiatanDokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan (rekaman/Pencapaian terhadap elemen-elemen penilaian pada setiap kriteria diukur dengan tingkatan sebagai berikut:1). Terpenuhi : bila pencapaian elemen ? 80 % dengan nilai 10,2). Terpenuhi sebagian : bila pencapaian elemen 20 % - 79 %, dengan nilai 53). Tidak terpenuhi : bila pencapaian elemen < 20 %, dengan nilai 0.Skor total untuk tiap kriteria =jumlah skor semua elemen pada tiap kriteria x 100 %jumlah elemen pd tiap kriteria x 10Penilaian tiap Bab adalah penjumlahan dari nilai tiap elemen penilaian pada masing-masing kriteria yang ada pada Bab tersebut dibagi jumlah elemen penilaian Bab tersebut dikalikan 10, kemudian dikalikan dengan 100 %.Misalnya:Nilai Bab I = Penjumlahan nilai seluruh elemen penilaian Bab I x 100 %Jumlah elemen penilaian Bab I x 10Ketentuan Kelulusan Akreditasi PUSKESMASTidak terakreditasi Bab I, II ? 75 %, Bab IV, V, VII ? 60 %, Bab III, VI, VIII, IX ? 20 %Terakreditasi dasar: Bab I, II ? 75 %, Bab IV, V, VII ? 60 %, Bab III, VI, VIII, IX ? 20 %Terakreditasi madya: Bab I, II, IV, V ?75 %, Bab VII, VIII ? 60 %, Bab III, VI, IX ? 40 %Terakreditasi utama: Bab I, II, IV, V, VII, VIII ? 80 %, Bab III, VI, IX ? 60 %Terakreditasi paripurna: semua Bab ? 80 %Hasil penilaian akreditasi oleh tim surveior dikirim kepada Komisi melalui koordinator surveior di Provinsi disertai dengan rekomendasi keputusan akreditasi.Penetapan status akreditasi dilakukan oleh tim penilai yang ada pada Komisi (Komisioner) berdasarkan penilaian terhadap rekomendasi tim surveyor.Jika lulus, maka Komisi Akreditasi untuk menerbitkan sertifikat akreditasi.Sertifikat akreditasi berlaku selama 3 (tiga) tahun tahun dengan pembinaan oleh Tim Pendamping Akreditasi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setiap 12 Bulan. Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Periksa dokumen yang menjadi regulasi: dokumen eksternal dan internalTelusur: Wawancara: Pimpinan puskesmasPenanggung jawab programStaf puskesmasLintas sektorMasyarakatPasien, keluarga pasienObservasi: Pelaksanaan kegiatanDokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan (rekaman/Survei adalah Kegiatan Audit EksternalPrinsip-pinsip audit Sikap etisKewajiban untuk melaporkan dengan jujur dan adilKeseksamaan professionalIndependensiPendekatan berdasar buktiAudit Proses sistematik independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti-bukti audit dan mengevauasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dapat dipenuhi.Kriteria audit pada akreditasi adalah standar, kriteria, dan elemen penilaian pada tiap-tiap kriteriaBukti audit adalah catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan terhadap kriteria audit yang dapat diverifikasiTemuan adalah hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria auditRekomendasi adalah pernyataan sebagai saran untuk perbaikan jika ditemui elemen penilaian yang kurang dari 10Survei Akreditasi Surveior menerima tugas dari Lembaga Akreditasi Faskes tingkat pertama untuk melakukan survey akreditasiMenyusun rencana kegiatan survey akreditasi: Tujuan survey akreditasi: melakukan penilaian berdasar standar dan menyusun rekomendasi untuk perbaikanTanggung jawab surveyorPersiapan saranaProsedur pelaksanaan surveyMelaksanakan kegiatan survey akreditasi: PenjadualanPembagian tugas dan tanggung jawab untuk Ketua tim dan penanggung jawab untuk tiap BabMengarahkan kegiatan survey oleh Ketua timMemastikan pencatatan terhadap keseluruhan kegiatan surveyMelaksanakan survey sesuai jadualMelaporkan hasil survey dan rekomendasi kepada Lembaga AkreditasiMetode Survei Akreditasi Survei akreditasi dilakukan dengan :memeriksa dokumen-dokumen yang disusun oleh Puskesmas, yang merupakan regulasi internal dalam penyelenggaraan manajemen, program dan pelayanan klinis di puskesmas.Selanjutnya surveior akan melakukan telusur terhadap pelaksanaan manajemen, penyelenggaraan program, dan penyelenggaraan pelayanan klinis apakah sesuai dengan regulasi internal yang telah dibakukan, dan persyaratan yang ada pada elemen penilaian pada tiap-tiap standar akreditasi puskesmas/sarana pelayanan kesehatan dasar.Telusur dilakukan dengan : visitasi lapangan melalui wawancara baik kepada manajemen, penanggung jawab program, pelaksana program, penanggung jawab pelayanan klinis, pelaksana pelayanan klinis, pasien, dan pejabat lintas sector terkait,observasi terhadap kegiatan manajemen, pelayanan klinis, maupun penyelenggaraan program, dan bukti-bukti dokumen (rekaman) bukti pelaksanaan kegiatan. Telusur untuk survei akreditasi manajemen pada dasarnya adalah membuktikan bahwa system manajemen mutu dan system manajemen telah ditetapkan dan dijalankan.Pembakuan system mutu dilakukan dengan menetapkan kebijakan, pedoman, dan prosedur-prosedur mutu yang dilaksanakan dalam kegiatan-kegiatan perbaikan mutu dan kinerja.Penelusuran terhadap pelaksanaan system manajemen mutu terutama adalah membuktikan apakah siklus Plan, Do, Study, Action berjalan secara konsisten sebagai upaya perbaikan mutu dan kinerja pelayanan. Penelusuran dapat dilakukan dengan : melihat dokumen yang merupakan rekaman dari pelaksanaan,wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur proses pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya perbaikan yang dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut perbaikan.Untuk membuktikan bahwa proses manajemen berjalan dengan baik, maka surveior dapat melakukan telusur terhadap rekaman kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan puskesmas. Wawancara dapat dilakukan baik lintas program maupun lintas sector terhadap keseluruhan proses manajemen di puskesmas. Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan program/UKM Puskesmas dilakukan mulai dari proses identifikasi kebutuhan masyarakat akan program, perencanaan program, pengorganisasian program, pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi program. Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil rekaman kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi dengan hasil-hasil dan tindak lanjut yang dilakukan.Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan apakah proses dilakukan sesuai dengan kebijakan dan pedoman program (melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan dan pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas sector, masyarakat dan sasaran program). Untuk daftar artikel bisa klik disini !Untuk download contoh dokumen akreditasi bisa klik disini !
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Jl. Raya Solo - Yogyakarta No.9,7, Karangploso, Maguwoharjo, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55282
Copyright, Syncore Indonesia
